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沙龙国际现代学院各部门 文件材料归档范围及保管期限


 
     高等学校的档案工作是学校管理的基础性工作,是学校办学历史的见证和总结。为规范学院档案工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为学院和社会服务,根据《高等学校档案管理办法》等相关文件,结合我院档案工作实际,现将各部门文件材料归档范围予以公布,请遵照执行。
一.党群
(一)党总支、党办、党支部
1.上级党组织有关党建的文件材料 针对本院的永久保存    (长期)
2.院党代会文件材料                                  (永久)
3.院党总支会、书记办公会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件及照片、录音录像                                       (永久)
4.党总支工作计划、报告、总结                         (永久)
5.学院党总支向上级有关机关的请示、报告及上级批复
      (永久)
6.党总支发布的决定、办法,指示、批示、通报和重要沙龙国际  (永久)
7.以党总支名义召开的工作会议材料                      (永久)
8.学院党政领导同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿及讲话录音、录像、照片                                  (永久)
9.院党总支和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料及照片、录音、录像                                          (永久)
10.党总支工作简报                                     (长期)
11.党总支大事记                                       (永久)
12.党群系统启用印章的文件和印模及旧印章               (永久)
13.党群系统重要统计材料                               (永久)
14.党委保密工作的有关文件                             (长期)
15.重要的群众来访、来信及处理材料                     (长期)
16.学院党总支领导以党委、党办名义与外单位联系的重要来往文书
                                                     (长期)
17.以院党字、党办字文号编制的材料                     (长期)
18.各下级党组织上报院党总支的请示、报告、批复及计划总结等
                                                     (长期)
19.本院各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料     (永久)
20.党总支换届改选等文件材料                           (永久)
21.党员转组织关系存根                                (长期)
22.党员名册                                          (长期)
23.新党员发展和党员转正名册                          (永久)
24.党校工作活动的材料(计划、总结、学员名单)        (长期)
25.党内表彰、奖励、评优文件材料                      (长期)
26.教职工政治思想工作动态及调查材料                 (长期)
27.其它反映党总支工作活动的材料及实物
28.其他有保存价值的各类党务材料                      (长期)
29.以上归档材料的电子版

(二)团委
1.团委工作计划、总结、报告、请示、批复、制度          (永久)
2.学院团代会、学代会、团的工作会议文件材料(沙龙国际、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)            (永久)
3.团委组织机构和团员、团干部情况统计报表              (永久)
4.学院获省市级以上各类荣誉证书                        (永久)
5.上级有关共青团工作的文件材料(针对本院的永久,普发的短期
                                                      (长期)
6.大学生校园文化活动形成的材料                        (长期)
7.学生社团工作及典型活动材料                          (长期)
8.学生青年志愿者典型活动材料                          (长期)
9.社会实践等典型活动形成的材料                        (长期)
10.大学生志愿服务西部计划及社会实践典型材料           (长期)
11.共青团有特色的主题实践活动材料、报刊、照片、录音、录像、PPT等                                                        (长期)
12.共青团干部、团员名册                              (长期)
13.批准入团、离团材料及名单                          (长期) 
14.处分团员的材料及复查材料                          (长期)
15.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的文件材料及照片    (长期)
16.团委工作典型调查材料                              (长期)
17.团委会议记录,重要统计资料                        (长期)
18.学生勤工助学管理材料                              (短期)
19.其它反映共青团工作的材料及实物
20.以上归档材料的电子文件

(三)文化工作办公室
1.上级关于宣传工作的文件(针对本院的为永久)         (长期)
2.本院宣传工作计划、决定、报告、沙龙国际、总结、制度     (长期)
3.反映本院重大活动的简报等资料                       (永久)
4.学院院报及有关材料                                 (永久)
5.学院报纸合订本                                     (永久)
6.介绍宣传学院的画册、书籍                           (永久)
7.反映本院重大活动的各类报纸                         (永久)
8.对外宣传报道被登载的报刊                           (永久)
9.新闻中心制作的宣传报道专题片录像带、光盘等         (长期)
10.其它有归档价值的声像档案材料                      (长期)
11.学院文化宣传工作规划和各阶段实施方案              (长期)
12.本院、校际有关文化宣传工作的调研活动资料          (长期)
13.为提升学院形象,配合教学、招生、就业等部门做的宣传设计资料;
                                                     (长期)
14.学院各类广告的策划、撰写、设计资料;              (长期)
15.摄影、摄像,形象宣传片(视频)制作资料;(文+网) (长期)
16.整理院长重要讲话,汇编院长文库的资料;            (长期)
17.校园文化建设工作和特色活动资料;                  (长期)
18.学院网站重要资料集锦                              (长期) 
19.学院广播站重要内容集锦                            (长期)
20.学报及样刊、编审、出版等方面的全套材料            (永久)
21.准印证、出版请示和批复                            (长期)
22. 原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿收单) 
                                                     (长期)
23.各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件          (长期)
24.出版沙龙国际单、出版物样品                             (长期)
25.有参考价值的读者来信、重要评论                    (长期)
26.年度学报合订本                                    (永久)
27.对外广告合同                                      (长期)
28.学院各类活动横幅及目录                            (长期)
29.学院各类活动的横幅(标题目录归档案馆,实物归文化工作办公室) 
                                                     (长期)
30.其它有保存价值的各类相关材料
31. 以上归档材料的电子版
二、行政一

(一)院务办公室
1.上级来文
1.1针对我院的重要指示、批复、沙龙国际                    (永久)
1.2上级机关与行政管理等有关的文件材料                (长期)
2.学院年度计划、总结、报告                           (永久)
3.董事会、院长联席会,院长办公会会议记录、纪要、决议,院长书记碰头会记录、纪要等                                      (永久)
4.院务委员会(董事会)成员名单、会议记录、纪要       (永久)
5.学院发布和批转的各种行政文件、决定等               (永久)
6.以行政名义召开的工作会议材料                       (永久)
7.院长的工作报告及院领导在院内的重要讲话和参加上级会议的发言稿                                                        (永久)
8.本院教育事业规划、计划及上级批复                   (永久)
9.学院综合评估材料                                   (永久)
10.本院向上级的请示及其批复(含电话、电传批复)      (永久)
11.本院各单位的请示及学院的批复                      (长期)
12.行政工作简报、信息、动态、大事记等                (长期)
13.有关全院性工作的调查材料和经验总结                (永久)
14.学院学年报表及综合统计材料                        (永久)
15.以学院名义与国内外单位协作签订的合同、协议及有关材料
                                                     (永久)
16.群众来信来访文件材料                              (短期)
17.与相关院校联系、协商工作的往来文件                (长期)
18.本院历史沿革、情况介绍等                          (永久)
19.学院重要活动等形成的有关文件材料及实物            (永久)
20.学院启用印章的文件及印模、废止印章                (永久)
21.学院举办重大活动形成的材料                        (长期)
22.学院制定的规章制度                                (长期)
23.开学、毕业典礼大会材料                            (永久)
24.学院获省级以上各类荣誉证书                         (永久)
25.上级领导来校视察检查工作时的各类材料              (永久)
26.院领导出访参加会议带回的有关文件材料(含音像材料)(长期)
27.上级领导及著名人士的题词,兄弟单位来访赠送的重要礼物(永久)
28.其它反映学院工作、活动的材料及实物
29.以上归档材料的电子文件
综合档案室
1.上级有关档案工作和档案发展规划的文件(有关本院永久,普发短期)                                                       (长期)
2.本院档案工作规章制度、办法、                        (长期)
3.档案工作计划、总结、报告、请示与批复                (长期)
4.档案工作发展规划                                    (长期)
5.档案工作统计报表                                    (长期)
6.学院档案工作领导小组会会议记录、纪要                (长期)
7.学院档案工作网络名单                                (长期)
8.档案室会议记录                                      (长期)
9.档案室指南、全宗介绍、档案编研材料                  (长期)
10.评选档案工作先进集体、个人材料                     (长期)
外事
1.综合
1.1上级关于外事工作的文件材料                         (长期)
1.2学院外事工作规章制度、计划、总结、简报、请示、报告、批复等
                                                      (长期)
1.3外事工作统计报表、外事大事记、重要会议记录、纪要等 (永久)
1.4外事工作会议材料                                   (长期)  
2.出国。有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修等材料;                                             (长期)  
3.来校。学院邀请、聘请的境外专家、学者,港、澳、台地区友好人士来院参观、讲学等活动,学院授予境外人士名誉职务、学位、称号中形成的材料;                                               (长期)
4.国际合作与会议。学院开展校际交流、中外合作办学等材料;
4.1中外合作校际交流的协议、合同、项目纪要材料、备忘录  (永久)
4.2国际会议的有关材料                                  (长期) 

(三)品牌办、迎评办
1.上级有关教学评估工作的文件 (与我院有关的)           (长期)
2.本单位的年度工作计划与总结,重大事项的请示及批复,重要发文,工作会议记录、纪要,大事记,规章制度                       (长期) 
3.教学评估有关方案、规划;教学质量监控、教改项目管理、教学成果评奖工作方面的重要文件材料(沙龙国际、办法、报告、省级以上的获奖证书等)                                                   (长期)
4.品牌建设的相关制度、规划、董事会院长联席会议记录、纪要、品牌建设委员会决议、会议记录等                             (永久)
5.全院理论业务学习计划、安排                            (长期)
6.其它相关文件资料及实物
7.以上归档材料的电子文件

(四)学生处
1.学生思想政治工作
1.1上级有关学生思想政治工作的文件材料
1.11针对本院的文件                                     (永久)
1.12普发性文件                                         (长期/短期)
1.2有关学生思想政治工作的决定、沙龙国际、条例、办法         (永久)
1.3工作计划、总结、报告、制                             (长期)
1.4学生思想政治工作报告                                (永久)
1.5学生思想政治工作典型调查材料和统计                   (长期)
1.6关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件            (长期)
1.7各院、系(部)学生思想政治工作人员名单              (长期)
1.8学生思想政治工作中形成的重要声像、实物等材          (长期)
2.学生管理工作
2.1上级关于学生管理工作的文件:
2.11针对本院的文件                                     (永久)
2.12普发性文件                                         (长期/短期)
2.2学生贷款、助学金发放沙龙国际、名单                      (短期)
2.3学生困难补助名单及领款单                            (短期)
2.4表彰优秀学生及优秀学生干部等的有关文件材料
2.41省、部级以上(含省、部级)                         (永久)
2.42省、部级以下                                       (长期)
2.5学生人身平安保险、医疗保险材料,名册                (短期)
2.6学生获各类奖、助学金评选、审批材料                  (长期)
2.7学生各类表彰文件材料                                (长期)
2.8学生违纪处分及解除违纪处分的文件材料                (长期)
2.9军训材料                                         (长期)
2.10学生发生重大事故、重大典型案件的调查报告、处理结果、会议记录等;                                                   (永久)
2.11《学生手册》等汇编材料                              (长期)
2.12学生管理工作中形成的重要声像、实物材料              (长期) 
2.13优秀毕业生评选等材料                                (长期)
2.14户籍管理材料                                  (长期)
2.15学生毕业合影照片、底片,历届各层次学生集体照        (长期)
2.16其他具有保存价值的文件材料
2.17以上归档材料的电子文件

(五)外联办
1.工作计划、总结、管理活动中形成的材料                   (长期)
2.证照年检报告书                                        (永久)
3.其它反映本单位工作的材料及实物
4.以上归档材料的电子文件
(六)电教中心
1.上级相关的管理文件                                    (长期)
2.校园网建设总体规划、年度实施计划                      (永久)
3.电教中心规章制度,岗位职责                            (长期)
4.工作计划、报告、总结、会议记录等                     (长期)
5.信息技术培训计划、大纲、安排、培训名册等              (长期)
6.编制、收集、提供电教资料和计算机软件的目录            (长期)
7.全院电教相关财产登记簿                                (长期) 
8.学生机房、多媒体教室、语音室、教师电脑等管理和使用制度
                                                         (长期)
9.学生机房、语音室等使用情况登记                         (长期)
10.校园网值班记录表                                    (短期)
11.教设备设施建设规划,设备购置计划,电教设备的采购目录,设备的技术档案                                                    (长期)
12.设备采购合同                                          (长期)
13.其它反映职能工作的材料及实物 
14.以上归档材料的电子文件

(七)招生工作办公室
1.上级关于招生工作的文件:
1.1针对本校的文件                                       (永久)
1.2普发性文件                                           (长期/短期)
2.招生工作制度、办法、规定                              (永久)
3.全日制本科招生计划                                    (长期)
4.全日制本科招生请示、批复                              (长期)
5.新生录取名册                                          (长期)
6.新生报到名册                                          (永久)
7.招生宣传简章、专业介绍                                (长期)
8.招生总结                                              (长期)
9.其它反映本部门工作的材料及实物                        (长期)
10.以上归档材料的电子文件
(八)就业指导办公室
1.上级有关毕业生就业的文件材料                          (长期)
2.针对本院的文件                                        (永久)
2.1普发性文件                                           (长期/短期)
2.2毕业生工作计划、总结、报告等材料,就业工作会议记录
                                                        (长期)
3.毕业生就业指导工作岗位职责、制度汇编                  (永久)
4.毕业生领取派遣证签收册                                (长期)
5.毕业生跟踪调查和重要的信息反馈材料                    (长期)
6.毕业生名单、改派名单                                  (永久)
7.毕业生就业协议                                        (短期)
8.就业工作考核管理办法                                  (长期)  
9.毕业生就业工作重要的统计表、年度报表                  (永久)
10.毕业生生源汇总、上报资料                             (永久) 
11.编制毕业生就业方案、派遣毕业生材料                   (永久) 
12.就业指导教育、培训材料                               (长期)
13.其它反映本单位工作有价值的材料及实物
14.以上归档材料的电子文件
(九)网络电视台
1.上级相关管理文件                                      (长期)
2.工作计划、总结、规章制度、职责、考核办法、会议记录   (长期)
3.新建、扩建、改建计划和实施方案                       (长期)
4.宣传工作中形成的重要声像、实物等材料                  (长期)
5.摄影、摄像,形象宣传片(视频)制作资料;(文+网)     (长期)
6.新闻中心制作的宣传报道专题片录像带、光盘等            (长期)
7.学院各类重要活动和重大事件的照片(附文字说明)底片、录像带等                                                        (永久)
8.宣传工作中形成的重要声像、实物等材料                  (永久)
9.设备采购合同                                          (长期)
10.节目目录                                             (长期)
11.其它反映职能工作的材料及实物
12.以上归档材料的电子文件

(十)国学研究中心
1.工作计划、总结、制度、职责等                         (长期)
2.其它反映职能工作的材料及实物
3.以上归档材料的电子文件

(十一)文化研究所
1.年度计划、总结、制度                                 (长期)
2.本院出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录,编审、出版等方面的全套材料。                                           (长期)
3.其它反映职能工作的材料及实物
4.以上归档材料的电子文件

(十二)保障部
1.部门年度工作计划总结                                 (长期)
2.制度、办法、管理规定等                               (长期)
3.仪器设备归档范围                                       
3.1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件           (长期)
3.2本院仪器、设备管理的规章制度                         (永久)
4.设备工作计划、报告、总结、调查材料                    (长期)
5.本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案            (长期)
6.本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复  (长期)
7.本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料            (永久)
8.仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等
(长期)
9.其它反映职能工作的材料及实物。
10.以上归档材料的电子文件。

三、行政二
(一)人事处
1.上级机关有关人事工作的文件                            (长期)
2.人事工作的规章制度                                    (永久)
3.人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录          (长期)
4.关于机构、编制规划、计划报告及上级批复                (永久)
5.关于院内机构设置、变化的文件材料                     (长期)
6.表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料                 (长期)
7.处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料               (长期)
8.人事统计报表                                         (永久)
9.教职工名册、招聘职工名册                             (永久)
10.教职工评定、聘任专业技术职务材料及上级批复          (永久) 
11.教职工工资调整材料、名册                            (永久) 
12.教职工转正定级材料                                  (永久)
13.教职工的录用、调入的有关材料                        (长期)
14.教职工调出的有关材料                                (长期)
15.教职工退职、离职和出国的有关材料                    (长期)
16.教职工参加进修班、培训班学习的有关材料              (短期)
17.保险报表及相关文件                                 (永久)
18.年度报表                                            (永久)
19.学院获市级以上各类荣誉证书                           (永久)