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沙龙国际现代学院档号编制办法


 一、档号编制原则 档号是档案实体的存址代号,是固定档案的物理位置,组织排架、存取档案必不可少的条件。档号编制原则,一是唯一性原则。档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象;二是合理性原则。档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。三是稳定性。档号一经确定,一般不应随意改变。四是扩充性原则。档号必须留适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。五是简单性原则。档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省储存空间,提高处理效率。总之,档号编制要层次简明,符号清晰,即方便人工排架、检索和统计,又能适应计算机辩识、组配、检索、编目的需要。 二、档号的编制 档号由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。 年度号由四位阿拉伯数字组成,不能简化;分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成;案卷号采用所选择的分类号中最下位类目的顺序编码,最下位类为一个流水号,由三位阿拉伯数字组成。例: (一)档号模式 本办法规定为:年度号+分类号+案卷号 (二)档号标识 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。 年度号、分类号、案卷号、件号之间,用短横线“—”连接。 模式为:年度号+分类号+案卷号 ××××—××001n                   案卷号                        档案二级类目代号                    档案一级类目代号         年度号 (三)档案实体分类举例 1、党群类DQ 2010DQ11001 案卷号 党群类综合 党群类 年度号 2、行政类XZ 2009XZ11001 案卷号 行政综合 行政类 年度号 3、教学工作类JX 2008JX1401--001 案卷号 学籍管理(代号) 教学类 年度号 4、科学研究类KY 2012KY12 03001 案卷号 科研项目(课题) 科研类 年度号 5、产品生产与科技开发类CP 2011CP12 01-001 案卷号 XX(产品名称) 产品生产与科技开发 年度号 6、基本建设类JJ 2007JJ12 01001 案卷号 基建工程项目名称(代号) 基本建设类 年度号 7、仪器设备类SB 2006 SP12 01-001 案卷号 仪器设备名称 项目二级类目代码 仪器设备 年度号 8、出版类CB 2002CB13 01001 案卷号 学报名称 刊物分类 出版类 年度号 9、外事WS 2005SW13001 案卷号 来校  代码 外事类 年度号 10、财会CK 2004CK15001 案卷号 财会类二级类目       工资清册 财会类 年度号 11、学生档案类XS 2011-XS11XX-XX 本科 学科(系、专业) 学生管理档案            学生类     年度号 12、声像类SX 2010-SX12 XXX 13-01 案卷号 单位代码 XXX内容 照片 声像类 年度号 13、实物类SW 2006-SW11 XXX XXX 12-001 案卷号 单位代码 XXX内容 载体代号(代码) 奖牌奖杯 年度号                                                               沙龙国际现代学院综合档案室                                                          2012年8月15

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